Rekisterinpitäjä:

Chihuahua ry, kotipaikka Helsinki.
Yhteyshenkilö: jasenasiat.chihuahuary[at]gmail.com
Rekisterin nimi: Chihuahua ry jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteröity on antanut suostumuksensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen järjestämien tilaisuuksien ilmoittautumisissa, jäsenlehden jakelussa, yhdistyksen maksujen laskutuksessa ja jäsenetujen tarkastuksessa.

Henkilötietoja käsitellään mahdollisten uutiskirjeen ja tiedotteen lähettämisen, tapahtumiin, kokeisiin, kilpailuihin, testeihin ja kursseihin osallistumisen yhteydessä sekä toimihenkilötietojen lisäämisessä ja ylläpidossa.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn jäsenyyden, ilmoittautumisten, koe-, kilpailu-, testi-, koulutus- ja muiden kurssiosallistumisten mahdollistamiseksi tai lainvaatimien säilysaikojen mukaan.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän jäsenet, koe-, testi-, kilpailu-, tapahtuma- ja kurssitoimintaan osallistuvat henkilöt.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

1. a) rekisterinpitäjän jäsenyhdistyksen hallituksen ja muiden tarpeellisten toimihenkilöiden perustiedot, kuten nimi, titteli ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhdistyskäyttäjänä toimivan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot,
2. b) rekisterinpitäjän ylläpitämän jäsenrekisteripalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, tilaus- ja lisenssitiedot,
3. c) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn asiointi ja sen asiointitiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot,
4. d) rekisterinpitäjän tapahtumaan (esimerkiksi koe, kilpailu, testi tai kurssi) ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimi, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot.

Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, allergiatiedot, muut ruokarajoitteet sekä koiran tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterijärjestelmän, tilausten ja laskutuksen tietokanta, uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, toimihenkilön, osallistujan tai tilaajan ilmoittamat tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan käsitellä Chihuahua ry:n sisällä, sekä kokeen, kilpailun, testin, koulutuksen, kurssin järjestäjän toimesta. Kokeen, kilpailun, testin, koulutuksen, kurssin järjestäjä näkee henkilöstä ainoastaan edellä mainittujen tapahtumien järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot. Näitä tietoja voivat olla esimerkiksi henkilön etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Lisäksi yhdistyksen jäsentieto jaetaan Chihuahua-lehden jakelusta vastaavalle EU:n alueella toimijalle.

Julkisissa testin, kokeen tai kilpailun pöytäkirjoissa julkaistaan testiin, kokeeseen tai kilpailuun osallistujasta koiran omistajan etunimi, sukunimi, osoite sekä koiran tiedot. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelimen tiedot sijaitsevat EU:ssa, mutta jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit saatetaan välittää yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri, palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Palveluntarjoaja monitoroi järjestelmää ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. verkkoliikenne on SSL-suojattu
2. salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina
3. kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälokeihin

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.

Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.